Η δυνατότητα για προγραμματισμένη αποστολή email θα έπρεπε να ήταν αυτονόητη σε όλα τα webmail, και δη στο μεγαλύτερο όλων, το Gmail. Είναι απορίας άξιον γιατί δεν υπάρχει μια επίσημη υλοποίηση από τη Google. Όπως και νά ‘χει, μπορούμε να έχουμε αυτή τη δυνατότητα με ένα δωρεάν σκριπτάκι ανοιχτού κώδικα.

Δείτε τις ενότητες του οδηγού

Προτάσεις συνεργασίας

Διαφημίστε την επιχειρησή σας στο site του PCsteps, ή και στο κανάλι μας στο YouTube.

Επικοινωνία

Γίνε VIP μέλος στο PCSteps

Τα μέλη διαβάζουν όλα μας τα άρθρα χωρίς διαφημίσεις, και έχουν επιπλέον μοναδικά προνόμια.

Συμμετοχή

Που χρησιμεύει η προγραμματισμένη αποστολή email

Μπορούμε εύκολα να σκεφτούμε μισή ντουζίνα λόγους για τους οποίους είναι χρήσιμο να προγραμματίσουμε ένα email να αποσταλεί αυτόματα μια συγκεκριμένη ώρα.

  • Να θέλουμε να στείλουμε μια υπενθύμιση σε κάποιον ή στον εαυτό μας
  • Να προγραμματίσουμε κάποιο μήνυμα για γενέθλια/επετείους, για να μην τα ξεχάσουμε
  • Να φανούμε πιο επαγγελματίες, πως στέλνουμε μηνύματα σε ώρες εργασίας, και όχι στις 4 τα χαράματα.
  • Να προγραμματίσουμε email πωλήσεων για το μέγιστο open rate
  • Να οργανώσουμε τα βασικά email ολόκληρης της επόμενης ημέρας ή και εβδομάδας.
  • Να κάνουμε φάρσα σε κάποιον (γιατί όχι?)

Ενώ τεχνικά η λειτουργία αυτή δεν πρέπει να είναι δύσκολη σαν υλοποίηση – από τη στιγμή θα τη βρούμε σε κάθε υπηρεσία newsletter – λάμπει δια της απουσίας της στις μεγάλες υπηρεσίες webmail.

Η ασφαλής λύση για την προγραμματισμένη αποστολή email στο Gmail

Μια από τις πιο πολυδιαφημισμένες λύσεις για τον προγραμματισμό email στο Gmail είναι το Boomerang, ένα add-on για Chrome και Firefox.

Προγραμματισμένη Αποστολή Email με το Gmail 01

Όμως, το να δώσουμε πρόσβαση στο email μας σε μια τρίτη εφαρμογή, δεν είναι ό,τι πιο επιθυμητό, και θα μπορούσε, εν δυνάμει, να μας έρθει μπούμερανγκ.

Στον οδηγό θα δείξουμε μια μέθοδο η οποία υλοποιείται με το δωρεάν σκριπτάκι Gmail-delay-send, το οποίο είναι ένα project ανοιχτού κώδικα, με άδεια MIT.

Προγραμματισμένη Αποστολή Email με το Gmail 01a

Ο καθένας μπορεί να δει και να ελέγξει τον κώδικα στην καρτέλα Source, αντιγράφοντάς τον από το github.

Εγκατάσταση Gmail-delay-send

Για να εγκαταστήσουμε το Script, εφόσον είμαστε συνδεδεμένοι στο Gmail μας, αρκεί να μπούμε σε αυτή τη σελίδα. Κάνουμε κλικ στο continue.

Προγραμματισμένη Αποστολή Email με το Gmail 02

Θα εμφανιστεί μια λίστα με τα δικαιώματα που θα χρειαστεί να δώσουμε στο script. Είναι αρκετά, όμως είναι απαραίτητα για να είναι δυνατή η προγραμματισμένη αποστολή email από το script.

Προγραμματισμένη Αποστολή Email με το Gmail 03

Μόλις δώσουμε τα δικαιώματα, θα μεταφερθούμε στις ρυθμίσεις του script. Για να έχουμε ανά πάσα στιγμή πρόσβαση τις ρυθμίσεις, κάνουμε κλικ σε αυτόν τον σύνδεσμο (είναι ο ίδιος σύνδεσμος της εγκατάστασης).

Αρχικά ορίζουμε το Enable στο “On” για να ενεργοποιήσουμε το script, και είναι πολύ σημαντικό να επιλέξουμε τη χρονική μας ζώνη, η αυτόματη επιλογή από το Google Calendar που θα δείξει στην αρχή δεν λειτούργησε στις δοκιμές μας.

Η χρονική ζώνη Europe/Athens βρίσκεται λίγο μετά τα μισά της λίστας, στην ενότητα μετά τα ΕΕΤ και Etc/GMT-2

Προγραμματισμένη Αποστολή Email με το Gmail 04

Στη συνέχεια ορίζουμε το trigger σε 1minutes (από 5 minutes που είναι η προεπιλογή) και κάνουμε “Save Preferences”.

Προγραμματισμένη Αποστολή Email με το Gmail 04a

Τέλος, στο testing resources μπορούμε να κάνουμε δοκιμές σχετικά με το πώς θα εισάγουμε την ημερομηνία και την ώρα στα email, για να την αναγνωρίσει το σύστημα και να στείλει το μήνυμα αναλόγως

Για παράδειγμα, μπορούμε να βάλουμε σκέτο 16:48 και να κάνουμε κλικ στο parse date. Θα εμφανίσει τη σημερινή ημερομηνία, στην αντίστοιχη ώρα.

Προγραμματισμένη Αποστολή Email με το Gmail 04b

Επίσης, μπορούμε να ορίσουμε μέρα, ώρα και χρονολογία ολογράφως…

Προγραμματισμένη Αποστολή Email με το Gmail 04c

Προφανώς, βέβαια, αν βάλουμε Ελληνικά δεν θα τα δεχτεί.

Προγραμματισμένη Αποστολή Email με το Gmail 04e

Προσοχή! Αν βάλουμε μια ημερομηνία με αριθμούς όπως 11/3/2015, η προεπιλογή του προγράμματος είναι να τη διαβάσει με το Αμερικανικό σύστημα, σαν 3 Νοεμβρίου 2015.

Προγραμματισμένη Αποστολή Email με το Gmail 04f

Η καλύτερη λύση για να είμαστε σίγουροι για το πότε θα γίνει η προγραμματισμένη αποστολή είναι να γράφουμε την ημερομηνία ολογράφως, με την ημέρα και το μήνα στα Αγγλικά.

Εφόσον έχουμε επιβεβαιώσει το format της ημερομηνίας που μας ενδιαφέρει, μπορούμε πλέον να χρησιμοποιήσουμε το script για την προγραμματισμένη αποστολή email.

Προγραμματισμένη αποστολή email

Μπαίνοντας στο Gmail, κατ' αρχάς θα έχουμε λάβει ένα email σχετικά με την εγκατάσταση του script, μέσα από το οποίο, μάλιστα, μπορούμε και να το απεγκαταστήσουμε, αν χρειαστεί.

Προγραμματισμένη Αποστολή Email με το Gmail 05

Ύστερα, παρατηρούμε πως το script έχει δημιουργήσει μια νέα ετικέτα GmailDelaySend με δύο υποετικέτες, Errors και ToSend.

Προγραμματισμένη Αποστολή Email με το Gmail 06

Η προγραμματισμένη αποστολή email είναι ιδιαίτερα απλή.

Στην αρχή του email, πριν γράψουμε οτιδήποτε άλλο, βάζουμε το @ και γράφουμε την ώρα ή την ημερομηνία/ώρα με οποιαδήποτε από τις μορφές που δοκιμάσαμε στις ρυθμίσεις.

Προγραμματισμένη Αποστολή Email με το Gmail 07

Καλό είναι τις πρώτες φορές να επιβεβαιώνουμε στις ρυθμίσεις πως η ημερομηνία έχει το σωστό format, μην έχουμε δυσάρεστες εκπλήξεις.

Προγραμματισμένη Αποστολή Email με το Gmail 07a

Αφού γράψουμε όλο το κείμενο του email μας, κάνουμε κλικ στο βελάκι κάτω δεξιά, πηγαίνουμε στην ετικέτα, τσεκάρουμε το GmailDelaySend/ToSend και κάνουμε “Εφαρμογή”.

Προγραμματισμένη Αποστολή Email με το Gmail 08

Τέλος δεν κάνουμε αποστολή, αλλά απλά κλείνουμε το μήνυμα, ώστε να αποθηκευτεί στα πρόχειρα. Το script θα αναλάβει εκείνο την προγραμματισμένη αποστολή όπως την προγραμματίσαμε.

Προγραμματισμένη Αποστολή Email με το Gmail 09

Πηγαίνουμε στα πρόχειρα και επιβεβαιώνουμε πως η ετικέτα είναι η σωστή.

Προγραμματισμένη Αποστολή Email με το Gmail 10

Εφόσον τα έχουμε κάνει όλα σωστά, το email σταλεί αυτόματα την ημερομηνία και την ώρα που ορίσαμε.

Προγραμματισμένη Αποστολή Email με το Gmail 11

Προφανώς δεν θα σταλεί το @ και η ημερομηνία και ώρα, ο παραλήπτης θα το λάβει σαν να το στείλαμε εκείνη τη στιγμή. Τίποτα δεν προδίδει πως ήταν μια προγραμματισμένη αποστολή.

Παράλληλα, στον προσωπικό μας λογαριασμό θα έρθει μια αναφορά αποστολής, με την ημερομηνία και ώρα αποστολής, τον παραλήπτη και τον αποστολέα, καθώς και τους πρώτους 500 χαρακτήρες του email, για να θυμηθούμε ποιο είναι.

Προγραμματισμένη Αποστολή Email με το Gmail 12

Αυτό ήταν όλο. Ίσως μας πάρει μερικές δοκιμαστικές αποστολές μέχρι να συνηθίσουμε το format της ημερομηνίας, αλλά μετά από λίγο το να προγραμματίζουμε ένα email να σταλεί την ημέρα και ώρα που θέλουμε θα μας βγαίνει φυσικά.

Σας είναι χρήσιμη η προγραμματισμένη αποστολή email?

Η δυνατότητα για προγραμματισμένη αποστολή email στο gmail ήταν αυτό που πάντα θέλατε από το email σας, ή σας περνάει αδιάφορη? Γράψτε μας την άποψή σας στα σχόλια.